20. Povinnosti průvodce při převzetí zájezdu, během zájezdu, vyhodnocení a vyúčtování
Spolupráce průvodce s cestovní kanceláří:
- Pracovněprávní vztah - roční, sezónní, jednorázová dohoda
- Živnostenský list
- CK má okruh průvodců - najímá na základě objednávky
- velké CK - průvodce stálým pracovníkem
hmotná zodpovědnost za peněžní prostředky, ceniny,…
Průvodce přebírá od pověřeného pracovníka CK Protokol o převzetí dokladů:
- pokyny pro přidělený zájezd
- stručný popis trasy
- cestovní příkaz - potvrzení statusu průvodce
- písemní pokyny pro účastníky zájezdu
- dopravní ceniny a doklady
- doklady o zajištěných službách (doprava, ubytování, stravování,..)
- záloha na mimořádné výdaje skupiny
- informace o účastnících zájezdu
- zasedací pořádek (autobus)
- ubytovací rozdělovník
- prázdné formuláře (bianco) - reklamace, mimořádné události
- formulář - zprávy o zájezdu
- formulář - vyúčtování průvodcovské odměny
Převzetí zájezdu
3 dny před odjezdem se průvodce dostaví v CK pro převzetí zájezdu → mít připravené veškeré dokumenty → zkontrolovat, hotovost a ceniny přepočítat, potvrdit podpisem, dokumenty včas a průběžně vyplňovat, právně důležité dokumenty mít potvrzeny od policie, svědků, lékařů atd. (pojistná událost, reklamace)
Potřebné vybavení od CK:
dokumenty = seznam účastníků s údaji (kopie), doklady o pojištění CK, zasedací pořádek, ubytovací rozdělovník, pokyny pro účastníky / průvodce, potvrzené objednávky služeb, formuláře pro mimořádné události, reklamace, pojistné události a pro lékařské zprávy, dotazník spokojenosti, propagační materiály
ceniny a jiné hodnoty = voucher, dopravní ceniny, vstupenky, poukázky na stravování
finanční hotovost = záloha na mimořádné výdaje (doložit doklady)
Osobní vybavení průvodce
- materiály pro vedení zájezdu
- psací potřeby, nůžky, blok
- osobní lékárničku
- mapy, autoatlasy, plánky měst
- budík, baterka, buzola, dalekohled
- cestovní doklady, průkazy o povinném očkování, cestovním pojištění
- adresy, telefonní čísla českých zastupitelských úřadů, na CK, na pojišťovnu, dodavatele služeb
- pas, občanský průkaz, průkaz průvode
- hygienické potřeby
- šicí potřeby, otvírák
- mobilní telefon, fotoaparát
Povinnosti průvodce během zájezdu
- den před odjezdem ověření platnosti informací
Mimořádné situace: nemoc, úraz, smrt, ztráta zavazadel, ztráta dokladů > protokol (policie)
Povinnosti průvodce během přepravy účastníků
má u sebe tyto dokumenty: seznam cestujících, dopravní ceniny, mapy a plánky měst, potvrzení objednávky dopravy, telefonické spojení na dopravce, pokyny od CK, zasedací pořádek
Dopravní ceniny:
- Vlaková doprava
- skupinové jízdenky
- místenky
- lůžkové a lehátkové lístky
- potvrzení o rezervaci míst
- Letecká doprava
- letenky (skupinové x individuální)
- musí pomáhat klientům při odbavení
Před odjezdem
- podle možností označit dopravní prostředek logem CK
- poznamenat si poznávací značku autobusu, zkontrolovat stav tachometru
- usměrňovat nástup do autobusu a ukládání zavazadel
- nutno vyzvat účastníky aby si zkontrolovali své cestovní doklady a kartičky zdrav. pojištění
- průvodce provede kontrolu počtu dle jmenného seznamu
- průvodce vždy nastupuje jako poslední a vystupuje jako první
- na začátku cesty průvodce přivítá cestující a seznámí je se zájezdem
- oznámí číslo svého mobilního telefonu
- během jízdy podává výklad
- před celní a pasovou kontrolou vyzve účastníky aby si připravili doklady
- během přestávky nebo při rozchodu je nutno důrazně upozornit na místo a čas odjezdu, a udat i další cíl cesty, po návratu je nutná kontrola počtu
- Po ukončení cesty se průvodce rozloučí s účastníky případně upozorní na další program
Povinnosti průvodce při pěším výletu
Před odchodem = seznámit účastníky s trasou a její náročností (doba chůze, počet km, převýšení), zdůraznit cíl cesty, požadavky na oblečení a vybavení na cestu, určit časový plán, možnosti odpočinku a občerstvení
Během cesty = průvodce podává výklad, kontroluje počet osob, dohlíží na chování účastníků v chráněném území
Po ukončení cesty je nezbytná kontrola osob
Povinnosti průvodce po skončení zájezdu
Průvodce musí po návratu ze zájezdu:
- Vypracovat písemnou zprávu ze zájezdu
Vyhotovuje se do tří dnů po ukončení zájezdu, není dána forma (volný list, formulář od CK), zpráva obsahuje identifikační údaje o zájezdu, kvalitu služeb, mimořádné situace, doporučení k změnám
- Vyúčtování mimořádných výdajů
Všechny položky musí být doloženy řádnými doklady
- Vyúčtování průvodcovské odměny
Vzájemná dohoda s CK, záleží na druhu zájezdu
- Vyúčtování cestovních náhrad
(jízdné, nocležné, nutné vedlejší výdaje, stravné)